구글캘린더와 구글태스크를 활용한 일정관리 방법 - 캘린더와 태스크의 통합

원플러스 핸드폰과 틱워치 E2까지 모두 구글로 깔맞춤을 완성한 뒤, 일정 관리를 ticktick에서 구글캘린더로 변경했다. 틱워치를 통해 어시스턴트를 불러내 일정을 설정하는 재미가 쏠쏠하기 때문. 하지만 그렇게 구글에 푹 빠져 지내다가 엄청나게 큰 불편함을 겪게 되었다.


캘린더는 지난 일정을 놓치기 쉽다?

캘린더의 가장 큰 단점은 바로 지난 일정에 대한 복기가 없다는 것. 마감이 어제였던 일정에 대해 체크를 하지 않으면 잊어버리기에 십상이다. 그렇게 일정을 몇 번 놓치고 나니 구글 어시스턴트가 미워졌다. 마치 유학을 떠나버린 여자친구처럼 말이다.

집에 보유한 랩탑. 그리고 원플러스 핸드폰과 회사 업무 PC까지.... 모든 일정이 동기화되고 확인 가능하다는 점에서 구글 캘린더를 버리고 싶지 않았다. 그래서 유학을 떠난 여자친구의 그리움은 잊어버리고 새로운 여자친구를 맞이했다. 그 여자친구의 이름은 구글 태스크다.

기존 GTD 앱 분석 포스팅을 통해 '일 벌이기 좋아하는 구글의 사생아'로 치부했던 구글 태스크가 아주 예쁘게 변신했다. 가장 예쁜 점은 바로 구글 캘린더 웹 버전과 연동된다는 점이다.

구글캘린더에 부가기능 설치하기 기능을 통해 구글 태스크를 추가하면 오른쪽에 내가 해야 할 일 목록이 나타난다. 그리고 왼쪽 캘린더 화면에도 구글 태스크가 표시된다.

왼쪽 캘린더의 시간을 클릭하면 3가지 선택 메뉴가 팝업된다. 이벤트, 알림, 할 일이다. 이벤트는 기존의 일정이며 알림은 리마인더 할 일은 구글 태스크다.

물론 이 세 가지 메뉴를 모두 다 사용한다. 나의 용도 분류는 다음과 같다.


이벤트
이벤트는 해야 하는 일이 아닌 말 그대로 이벤트를 기록하는 게 좋다. 예를 들면!

• 가족들의 생일
• 결혼기념일 등 기념일
• '이사' 등의 온종일 스케줄
• 저녁 식사, 점심 식사 등의 약속

알림
알림은 특정한 시간에 루틴하게 시행하는 일, 또는 잊어버리기 쉬운 일을 기록하는 게 좋다. 예를 들면!

• 정신이 이상해지는 거 보니 이제 약 먹을 시간이네? 약 먹을 시간 알림
• 매주 월요일은 분리수거의 날. 잊지 말자 분리수거 저녁 7시 알림
• 점심시간에는 독서를 하자. 12시 독서 시간 알림
• 아들이 부탁한 아이스크림 사가기 알림

할 일
할 일은 무조건 회사 업무와 관련된 사항만 기록한다. 내가 일과시간에 해야 하는 일. 절대로 안 하면 안 되는 일. 또는 며칠까지 완료해야 하는 일을 기록하고 체크한다.

이렇게 메뉴별로 색상을 지정하면 오색찬란한 캘린더가 완성된다. 단순한 텍스트 일정 관리가 아닌 시각화된 일정 관리는 직관적이다. '이벤트가 표시된 날은 아주 특별한 날이기 때문에 약속을 잡을 때 맨 먼저 제외해야 하는 날이구나' '수요일은 할 일이 적네? 이때 밀린 일을 다 해야겠다'와 같은 재빠른 일정 관리가 가능하다.

이처럼 구글 캘린더와 태스크를 연동하여 사용하면서 가장 아쉬운 점은 스마트폰 앱에서는 연동이 안 된다는 점이다. (2021년 현재 스마트폰 앱에서도 통합 완료 됨. 쾌적하게 사용가능!) 작은 화면에서 캘린더 보기를 잘 하지 않는 나이기에 아직은 버틸 만 하다. 그래도 이벤트와 알림은 제대로 표시되기 때문에 업무를 제외한 일정 관리는 가능하다. 하지만 불편한 건 부정할 수 없는 사실. 하루빨리 구글에서 보완해줬으면 한다.

한때 가장 사랑했던 마이크로소프트의 부실한 에러 대처(원노트 글자 씹힘을 몇 년 동안 방치 중)에 화가 나서 구글로 모두 통일하여 사용하고 있는데 불편함은 거의 없다. 특히 크롬을 통해 랩탑과 나의 핸드폰이 근사하게 연동되고 더욱이 구글 앱은 믿고 사용할 수 있는 퀄리티를 보유했기 때문에 아주 만족한다.

단순히 캘린더 앱만을 통해 일정을 관리하셨던 분들은 빨리 구글 태스크도 활용하길 바란다. 지난 할 일은 맨 상단에 표시되어 내가 하지 않은 업무를 빼먹지 않게 되기 때문이다.

직장 상사의 "XX 차장은 아주 꼼꼼하구먼" 이란 뻔한 칭찬도 때론 듣고 싶은 게 사람 맘이지 않을까?